VTC, trottinettes, vélos en partage : Quels sont les moyens autorisés en voyage d'affaires

moyens de transport

Séminaire, rendez-vous client, visite de terrain, formation… A l’occasion de déplacements professionnels, la tentation de recourir aux nouveaux modes de transport urbains est forte. Focus sur les règles à connaître avant d’utiliser ces nouveaux modes de déplacement.

Si l’entreprise a pour habitude de réserver elle-même les modes de transports nécessaires à tout déplacement professionnel (avion, train, véhicule de location), la question du door-to-door ou « dernier kilomètre » n’est cependant pas toujours bien considérée dans les politiques voyage. Il s’agit pourtant d’une étape importante, souvent source de stress pour le salarié. Comment donc se rendre à l’aéroport, à la gare, à son aparthotel ou à son lieu de rendez-vous si les modes de transport classiques ne sont pas disponibles ?

Quelle que soit la solution utilisée, l’entreprise est tenue de rembourser les frais de déplacement avancés par le salarié, s’ils sont justifiés comme faisant partie d’un trajet professionnel. La question de l’utilisation de ces nouveaux moyens de locomotion concerne donc les assurances et la sécurité, plutôt que la prise en charge des frais en elle-même.

Qui choisit le mode de déplacement ?

L’employeur est libre de décider du mode de déplacement professionnel mais est tenu de prendre en compte la situation médicale du salarié, pour garantir sa sécurité.

Le salarié reste dans tous les cas, tout au long de son voyage d’affaires, sous la responsabilité de l’entreprise. L’employeur doit être informé de l’endroit où il se situe pour pouvoir assurer sa sécurité et faire fonctionner ses assurances le cas échéant. Avant d’emprunter un mode de transport, il faut donc s’assurer qu’il soit couvert par la politique de mobilité de l’entreprise.

Pour rappel, la loi détermine comme accident de trajet tout incident ayant lieu entre votre résidence et votre lieu de travail, et entre votre lieu de travail et le lieu de restauration où vous vous rendez pendant la pause repas.

Les modes de déplacement autorisés par l’entreprise

A l’ère de l’open booking et du tout-connecté, la frontière entre le voyage d’affaires et de loisir s’estompe de plus en plus. Certaines entreprises ont déjà intégré dans leurs chartes voyage et mobilité les nouveaux modes de transports plébiscités par leurs salariés : pour les autoriser… ou les interdire.

L’objectif de la nouvelle loi Mobilités est d’encourager et faciliter le recours aux transports en commun, au covoiturage ou aux mobilités actives. Les entreprises vont donc devoir repenser la  mobilité des salariés et les assurer en conséquence.

Taxi ou VTC ?

Une file d’attente trop longue ou un taxi qui n’arrive pas ? La tentation de commander son propre VTC est grande pour le voyageur d’affaires. Il est cependant nécessaire de prendre en compte les contrats passés et de privilégier une compagnie de VTC validée par la politique voyage de l’entreprise. Pourquoi ? Cela facilitera votre prise en charge en termes de suivi et de sécurité, d’assurances et de contrôle des dépenses. Les jeunes sociétés de VTC ne répondent pas toujours aux critères d’éligibilité exigés par les directions achats des entreprises clientes, ce qui peut entraîner des complications de remboursement et une surcharge d’opérations administratives pour la direction achats. En cas de doute sur le choix d’une compagnie de VTC, optez plutôt pour un taxi officiel.

Vélos et trottinettes en libre-service

La situation de grève de décembre 2019 a bousculé les habitudes de transport et entraîné la hausse d’emprunts de vélos et trottinettes en libre-service, obligeant certaines entreprises à revoir leur politique de voyage. Il incombe à l’entreprise d’alerter ses collaborateurs sur les risques pris et les comportements à adopter pour éviter tout accident.

Les moyens de transport autorisés en voyage d’affaires dépendent donc des politiques d’assurance et de voyage adoptées par les entreprises. Pour savoir lesquels emprunter sans risque, le salarié peut se renseigner auprès des services compétents. Il fournit ainsi à son employeur des informations précieuses sur ses habitudes de déplacement, l’amenant à repenser les solutions de mobilité à adopter. Vous disposez maintenant de l’ensemble des informations nécessaires pour vous rendre dans votre Aparthotel Adagio lors de votre prochain déplacement professionnel !